ドタキャンしてしまう時…信頼関係を壊さない対応マニュアル

コクハク編集部
更新日:2021-10-01 06:00
投稿日:2021-10-01 06:00
 やむを得ない理由で、ドタキャンしてしまう時ってありますよね。ドタキャンを避けようと早めに連絡したつもりでも、どこからが「ドタキャン」になるかは、人によってさまざま。前日までならOKという人もいれば、1週間を切ってからの連絡はドタキャンという人もいます。そこで今回は、ドタキャンをしてしまう時に信頼関係を壊さない誠実な対応方法をご紹介します!

ドタキャンしてしまう時…相手を怒らせるNG言動3つ

連絡がないと思ったら、ドタキャン!?(写真:iStock)
連絡がないと思ったら、ドタキャン!? (写真:iStock)

 まずは、ドタキャンをしてしまう時、こんな対応をすると相手を怒らせ、信頼関係を壊してしまうという「NG行動」をチェックしていきましょう!

1. 繰り返しドタキャンをする

 体調不良や仕事の都合などで、ドタキャンをしてしまう時ってありますよね。もちろん、相手も仕方ないと思ってくれることがほとんどでしょう。

 でも、ドタキャンを何回も繰り返していると、そのうち「この言い訳は嘘かもしれない」というように疑われたり、相手の信頼を失ってしまう可能性があります。

2. ドタキャンによる相手の損害を気にしていない

 ドタキャンをしたことで、相手に損害が発生することもあります。たとえば、人気店の予約や旅行を計画していた場合のキャンセル料。また、結婚式に招待していた場合には、お料理代や席の調整など、相手に大きな負担をかけてしまうことにもなりかねません。

 この時、相手にどんなに謝っても、損害や負担に対して何も気にしていない態度では、相手に不信感を与えてしまいます。

3. 約束の時間をすぎてから連絡する

 ドタキャンの中でも特に避けたいのが、約束の時間を過ぎてからの連絡です。遅刻している相手から連絡が来ずに待たされれば、誰でも不安や心配の思いが湧くでしょう。

 そこに「ドタキャン」の連絡がくるのですから、相手の不快な気持ちはより大きなものになります。「早く連絡してくれたら、交通費や移動など労力がかからずに済んだのに!」と、一気に信頼を失ってしまうでしょう。

信頼関係を壊さない! ドタキャンしてしまう時の対応方法4つ

「とりあえず謝っとくか」って態度はNG(写真:iStock)
「とりあえず謝っとくか」って態度はNG (写真:iStock)

 どうしても仕方なくドタキャンしてしまう時、どんな対応をすれば相手との信頼関係を壊さずに済むのでしょうか? 相手に誠意が伝わる正しい対応方法をチェックしていきましょう!

1. 心からの謝罪をする

 相手に誠意を伝えるための基本は、表面的ではなく「心からの謝罪」をするということです。具体的には、

・自分に非があることを認めて、しっかりお詫びの言葉を伝える
・ドタキャンの理由と、楽しみにしていた気持ちを伝える
・今後は二度としないという決意を伝える
・相手の感情を思いやる
・損害は全てこちらが負担することを伝える
・最後にもう一度謝る 

 このような要素を感じられれば、相手も「心から反省している」と思えるかもしれません。また、もし相手が怒って許してくれなかったとしても、謝り続けることが大切です。

2. 1分でも早く連絡する

 ドタキャンをすることになってしまった時には、どんなに言い出しづらくても、1分でも早く相手に連絡をすることが大切です。相手が仕事中なら、LINEで内容と謝罪を伝え、仕事が終わった頃に電話をかける旨を伝えます。相手が電話できる状況であれば、すぐに電話をかけて直接伝えましょう。

 少しでも早く連絡すれば、相手も時間や労力を無駄にしないで済むかもしれません。こういった態度から、あなたの誠意は伝わっていきます。

3. 相手に負担がないようにする

 お店の予約や旅行など、キャンセル料が発生する場合には、すべてこちらで負担することを伝え、お店や関係者への連絡も責任を持って行うようにしましょう。

 また、招待されていた結婚式をドタキャンする場合には、電話などで直接、丁重にお詫びしたうえで、渡す予定だったご祝儀を送るようにします。

4. 相手が傷つかない理由を考える

 ドタキャンをすることになった理由を相手に伝える時は、注意が必要です。たとえば、「彼氏に旅行に誘われたから」「◯◯のコンサートのチケットが取れたから」など、相手の予定よりも楽しみなことを優先したと思われる理由は、相手を傷つけてしまいますし、火に油を注ぐことになります。

 その理由が本当でも、体調不良や急遽入った仕事などを理由として伝え、相手が傷つかないように気を配ることも大切でしょう。

ドタキャンしてしまう時の対応が信頼関係に影響する

誰からも誘われない…なんてことも(写真:iStock)
誰からも誘われない…なんてことも (写真:iStock)

 長い人生、どんなに気をつけていても、体調不良や仕事の予定などでドタキャンしてしまう機会はあるでしょう。でも、それを「仕方ないから」という態度でいるなら、ドタキャンそのものよりも「その時のあなたの対応」によって信頼関係を失ってしまいかねません。

 ぜひ、そういった時にこそ誠意ある対応をして、あなたの人間性を磨いていってくださいね!

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