ビジネスメールを間違えた! 困った時の対応方法&参考例文

コクハク編集部
更新日:2021-09-30 06:00
投稿日:2021-09-30 06:00
 個人のメールに比べて、ビジネスメールを送信する時はいつもより慎重に内容を見直す人が多いでしょう。でも、やっぱりミスは起きてしまうもの。そこで今回は、ビジネスメールを間違えてしまった時の対処法をご紹介します。ポイントを守って、ピンチをチャンスに変えていきましょう!

“間違えたビジネスメール”をトラブルにしない4つのポイント

やらかした!(写真:iStock)
やらかした! (写真:iStock)

 どんなに注意をしていても、誤送信をしたり、誤字脱字をしたり……など、ビジネスメールを間違えてしまうことはあります。いざという時のために4つのポイントを意識しておくと、トラブルを極力避けることができますよ。

1. 間違えに気づいたら即対応・謝罪する

 ビジネスメールの場合、間違いに気づいたら即座に対応することが鉄則。間違えた内容に沿って相手が仕事を進めてしまうと、修正するにも時間と労力がかかってしまうでしょう。

 上司や関わるスタッフに報告・相談のうえ、急いで間違えた相手に電話をして、謝罪と内容の訂正を伝えましょう。そのうえで、確認として謝罪メールを送るのがベストです。

2. メールの件名・内容はわかりやすく

 謝罪メールを送る際には、確実に確認してもらえるよう「件名」を工夫してみてください。タイトルに【重要】【訂正】などの文言を入れ、「〜の誤記についてのお詫び」など、件名を見ただけで、何を修正する必要があるかわかるようにすると親切です。

 また、文中では、どういったミスだったのか、明確な内容がわかるように伝えましょう。通常のメールのように文頭に挨拶などを書くのではなく、お詫びの言葉を添えたうえで、必要最低限のシンプルな内容にするのがポイントです。

3. 間違えたことに対する今後の対応策を伝える

 謝罪と訂正を伝えたら、最後に今後の対応策まで伝えられると、なお良いでしょう。「今後はこのようなことがないように、社内でのダブルチェックを強化していく」など対応策を伝えることで、真摯に反省し、改善しようとしている姿勢を見せることができるはずです。きっと、誠意のある対応だと感じてもらうことができるでしょう。

4. 間違ったメールの影響範囲を確認

 間違ったビジネスメールを送ったあとには、謝った後の対応も大切です。そのメールによってどんな範囲に影響が出るのかを予測し、しっかり対処していくことで、新たなトラブルを避けることができます。

 今だけでなく、先のことまでできるだけ多くの可能性を想定しながら、対策を立てておきましょう。

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