“間違えたビジネスメール”をトラブルにしない4つのポイント
どんなに注意をしていても、誤送信をしたり、誤字脱字をしたり……など、ビジネスメールを間違えてしまうことはあります。いざという時のために4つのポイントを意識しておくと、トラブルを極力避けることができますよ。
1. 間違えに気づいたら即対応・謝罪する
ビジネスメールの場合、間違いに気づいたら即座に対応することが鉄則。間違えた内容に沿って相手が仕事を進めてしまうと、修正するにも時間と労力がかかってしまうでしょう。
上司や関わるスタッフに報告・相談のうえ、急いで間違えた相手に電話をして、謝罪と内容の訂正を伝えましょう。そのうえで、確認として謝罪メールを送るのがベストです。
2. メールの件名・内容はわかりやすく
謝罪メールを送る際には、確実に確認してもらえるよう「件名」を工夫してみてください。タイトルに【重要】【訂正】などの文言を入れ、「〜の誤記についてのお詫び」など、件名を見ただけで、何を修正する必要があるかわかるようにすると親切です。
また、文中では、どういったミスだったのか、明確な内容がわかるように伝えましょう。通常のメールのように文頭に挨拶などを書くのではなく、お詫びの言葉を添えたうえで、必要最低限のシンプルな内容にするのがポイントです。
3. 間違えたことに対する今後の対応策を伝える
謝罪と訂正を伝えたら、最後に今後の対応策まで伝えられると、なお良いでしょう。「今後はこのようなことがないように、社内でのダブルチェックを強化していく」など対応策を伝えることで、真摯に反省し、改善しようとしている姿勢を見せることができるはずです。きっと、誠意のある対応だと感じてもらうことができるでしょう。
4. 間違ったメールの影響範囲を確認
間違ったビジネスメールを送ったあとには、謝った後の対応も大切です。そのメールによってどんな範囲に影響が出るのかを予測し、しっかり対処していくことで、新たなトラブルを避けることができます。
今だけでなく、先のことまでできるだけ多くの可能性を想定しながら、対策を立てておきましょう。
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